電子契約サービスの選び方 失敗しないための5つのポイント

電子契約サービスの導入は、業務効率化やコスト削減に大きく貢献しますが、数多くのサービスの中から自社に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。本記事では、電子契約サービス選びで失敗しないために、必ず確認すべき5つの重要なポイントを解説します。

ポイント1 料金体系とコストパフォーマンス

電子契約サービスの料金体系は、月額固定制、送信件数に応じた従量課金制、あるいはその組み合わせなど様々です。自社の契約件数や利用頻度を予測し、最もコストパフォーマンスの高いプランを選びましょう。

確認すべき項目

• 初期費用はかかるか
• 月額基本料金と、それに含まれる送信件数やユーザー数
• 超過送信時の単価
• タイムスタンプや保管機能などのオプション料金

無料プランやお試し期間を活用して、実際の使い勝手とコスト感を確認することも重要です。

ポイント2 必要な機能が揃っているか

サービスによって搭載されている機能は異なります。自社の業務フローを洗い出し、必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。

代表的な機能

• テンプレート機能頻繁に利用する契約書をテンプレートとして登録できる機能
• ワークフロー機能社内の承認フローを設定できる機能
• API連携SFA/CRMや基幹システムと連携できる機能
• 文書保管機能契約書を安全に長期間保管できる機能

ポイント3 セキュリティと法的要件

契約書という機密情報を扱うため、セキュリティは最も重要な選定基準の一つです。電子署名法やe-文書法などの法的要件を満たしていることはもちろん、堅牢なセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。

チェックすべきセキュリティ項目

• 通信の暗号化（SSL/TLS）
• データの暗号化保存
• IPアドレス制限や二要素認証などのアクセス制御機能
• ISO/IEC 27001などの第三者認証の取得状況
• 認定タイムスタンプの付与

ポイント4 操作性と使いやすさ

導入しても、実際に使う従業員が操作に戸惑うようでは意味がありません。ITに不慣れな人でも直感的に使える、シンプルでわかりやすいインターフェースかどうかも重要なポイントです。

特に、契約相手にも利用してもらう必要があるため、相手方が迷わず署名できるようなシンプルな操作性が求められます。無料トライアルなどを活用し、複数の担当者で操作性を確認することをおすすめします。

ポイント5 サポート体制

導入時や運用中に問題が発生した際に、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかは、安心してサービスを利用し続けるために不可欠です。サポート体制の充実度も必ず確認しましょう。

サポートに関する確認事項

• サポートの対応時間（平日のみか、24時間365日か）
• 問い合わせ方法（電話、メール、チャットなど）
• 導入支援や操作説明会の有無
• オンラインマニュアルやFAQの充実度

まとめ

電子契約サービスを選ぶ際は、料金や機能だけでなく、セキュリティ、操作性、サポート体制といった多角的な視点から総合的に判断することが成功の鍵です。今回紹介した5つのポイントを参考に、自社のニーズに最もマッチしたサービスを選び、業務効率化を実現しましょう。