電子契約の保管期間と管理方法 法令遵守のポイント

電子契約は作成や締結が効率的である一方、その後の「保管」と「管理」も法的に重要なプロセスです。特に、電子帳簿保存法の改正により、電子取引で授受した書類の電子データ保存が義務化されました。本記事では、電子契約の適切な保管期間と管理方法について解説します。

電子契約の法的保管期間

契約書の保管期間は、会社法と法人税法によって定められています。原則として、契約書は「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」の保存が必要です。これは電子契約も同様です。

ただし、欠損金が生じた事業年度においては、保管期間が10年間に延長されるため、注意が必要です。安全を期すためには、すべての契約書を10年間保管することが推奨されます。

電子帳簿保存法の要件

電子契約をデータとして保存する場合、電子帳簿保存法の「電子取引」の要件を満たす必要があります。主な要件は以下の通りです。

真実性の確保

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• データの訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を設ける

可視性の確保

• 保存場所に、PC、ディスプレイ、プリンタ等を備え付け、速やかに出力できるようにしておく
• 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく

多くの電子契約サービスは、これらの要件に対応した機能を提供しています。

効率的な管理方法

法令を遵守しつつ、電子契約を効率的に管理するためのポイントを紹介します。

1. 電子契約サービスを活用する

電子契約サービスには、電子帳簿保存法の要件を満たす保管機能や検索機能が備わっています。自社でシステムを構築するよりも、簡単かつ安全に管理体制を構築できます。

2. 命名規則を統一する

「取引年月日_取引先名_契約書名」のように、ファイル名の命名規則を社内で統一することで、検索性が向上し、管理が容易になります。

3. 管理台帳を作成する

契約書の種類、取引先、契約期間、自動更新の有無などを一覧できる管理台帳を作成することで、契約のステータス管理や更新漏れの防止に役立ちます。

まとめ

電子契約の導入効果を最大化するためには、作成・締結プロセスだけでなく、その後の保管・管理体制の構築が不可欠です。法定の保管期間を遵守し、電子帳簿保存法の要件を満たす方法でデータを保存しましょう。電子契約サービスをうまく活用し、社内ルールを整備することで、法令遵守と業務効率化の両立が可能です。